§1 Postanowienia ogólne

1. Panel „Sekretariat kancelarii” (dalej: Panel), dostępny pod adresem https://przedaktem.pl/kancelaria, prowadzi BRIL BROTHERS INNOVATION LABS sp. z o.o. z siedzibą w Jaroszowie, Jaroszów 13, 58-120 Jaroszów, KRS 0001262781, NIP 8842842063, REGON 545552312, e-mail: kontakt@przedaktem.pl (dalej: Usługodawca).
2. Regulamin jest regulaminem w rozumieniu art. 8 ustawy z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Panel jest przeznaczony wyłącznie dla przedsiębiorców: kancelarii notarialnych oraz spółek, w których notariusze wykonują zawód (dalej: Kancelaria). Panel nie jest skierowany do konsumentów.
3. Usługodawca nie jest kancelarią notarialną, notariuszem ani podmiotem świadczącym pomoc prawną. Panel jest narzędziem organizacyjnym sekretariatu; o zakresie dokumentów wymaganych do czynności notarialnej każdorazowo decyduje notariusz.

§2 Definicje

1. Właściciel konta – osoba wskazana przez Kancelarię jako uprawniona do zarządzania kontem Kancelarii (notariusz albo osoba przez niego upoważniona).
2. Użytkownik – pracownik lub współpracownik Kancelarii, któremu Właściciel konta nadał dostęp do Panelu.
3. Lista – zestawienie dokumentów do czynności notarialnej ułożone w Panelu dla konkretnego Klienta Kancelarii, wraz z danymi właściwych urzędów, udostępniane jako strona internetowa pod unikalnym linkiem, plik PDF, wiadomość e-mail lub SMS.
4. Klient Kancelarii – osoba, dla której Kancelaria układa Listę (strona planowanej czynności notarialnej lub jej pełnomocnik).
5. Usługa Przedaktem – odpłatna usługa przygotowania i obsługi wniosków o dokumenty do transakcji, świadczona przez Usługodawcę na rzecz Klienta Kancelarii na podstawie odrębnej umowy i regulaminu serwisu.
6. Umowa powierzenia – umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych stanowiąca Załącznik nr 1 do Regulaminu.

§3 Konto Kancelarii i Użytkownicy

1. Konto Kancelarii zakłada Usługodawca na zgłoszenie Kancelarii. Właściciel konta otrzymuje e-mailem link do ustawienia hasła.
2. Umowa o korzystanie z Panelu zostaje zawarta z chwilą zaakceptowania Regulaminu i Umowy powierzenia przez Właściciela konta przy pierwszym logowaniu. Usługodawca zapisuje datę akceptacji.
3. Właściciel konta zaprasza i dezaktywuje Użytkowników oraz ustala preferencje Kancelarii (stałe wymagania notariusza, własne pozycje list). Kancelaria odpowiada za działania Użytkowników w Panelu jak za własne, za poufność haseł oraz za niezwłoczne odebranie dostępu osobom, które przestały z nią współpracować.
4. Loginem jest służbowy adres e-mail Użytkownika. Jedno konto Użytkownika może być przypisane tylko do jednej Kancelarii.

§4 Zakres Panelu i bezpłatność

1. Panel umożliwia: ułożenie Listy na podstawie rodzaju czynności, rodzaju nieruchomości, adresu i sposobu nabycia; dopasowanie właściwych urzędów (gmina, starostwo, urząd skarbowy) z bazy Usługodawcy wraz z opłatami, kanałem złożenia i drukiem, gdy procedura urzędu została zweryfikowana; udostępnienie Listy linkiem, w pliku PDF, e-mailem lub SMS-em; zapisanie preferencji Kancelarii.
2. Korzystanie z Panelu jest bezpłatne. Usługodawca nie pobiera od Kancelarii żadnych opłat ani prowizji i nie wypłaca Kancelarii wynagrodzenia (§6).
3. Usługodawca dokłada starań, aby Panel działał nieprzerwanie, ale nie gwarantuje określonego poziomu dostępności. O planowanych przerwach dłuższych niż godzinę Usługodawca informuje Właściciela konta e-mailem. Usługodawca może rozwijać i zmieniać funkcje Panelu; o zmianach istotnie ograniczających jego zakres informuje z wyprzedzeniem co najmniej 30 dni.

§5 Charakter Listy i odpowiedzialność

1. Lista jest materiałem pomocniczym ułożonym automatycznie na podstawie informacji wpisanych przez Użytkownika i reguł katalogu dokumentów Usługodawcy. Nie stanowi porady prawnej ani oświadczenia notariusza. Każda Lista zawiera zastrzeżenie, że ostateczny zakres dokumentów potwierdza notariusz.
2. Dane urzędów (adresy, godziny, opłaty, druki) pochodzą z publicznych źródeł, w szczególności z Biuletynów Informacji Publicznej, i są opatrzone datą ostatniej weryfikacji. Pozycje bez zweryfikowanej procedury są oznaczone jako wymagające potwierdzenia w urzędzie. Kancelaria i Klient Kancelarii powinni sprawdzić te dane przed złożeniem wniosku.
3. W granicach dopuszczalnych prawem Usługodawca nie odpowiada wobec Kancelarii za skutki oparcia się na Liście, w szczególności za pominięcie dokumentu, nieaktualne dane urzędu lub przesunięcie terminu czynności notarialnej. Odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu Panelu jest wyłączona co do utraconych korzyści.
4. Kancelaria korzysta z Panelu zgodnie z prawem, zasadami etyki zawodowej notariusza i przeznaczeniem Panelu. Zabronione jest wprowadzanie do pól tekstowych Panelu (uwagi dla klienta, lista od notariusza) numerów PESEL, numerów dokumentów tożsamości, danych o stanie zdrowia i innych danych szczególnych kategorii oraz treści bezprawnych.

§6 Oferta Usługi Przedaktem dla Klienta Kancelarii

1. Strona Listy, plik PDF i wiadomość e-mail zawierają informację o odpłatnej Usłudze Przedaktem wraz z przyciskiem umożliwiającym Klientowi Kancelarii samodzielne zlecenie tej usługi. Decyzję podejmuje wyłącznie Klient Kancelarii; Kancelaria nie składa w jego imieniu żadnych oświadczeń.
2. Kancelaria nie otrzymuje od Usługodawcy wynagrodzenia, prowizji ani innych korzyści z tytułu zlecenia Usługi Przedaktem przez Klienta Kancelarii. Kancelaria nie jest pośrednikiem ani stroną umowy między Klientem Kancelarii a Usługodawcą i nie odpowiada za jej wykonanie.
3. Usługodawca nie kontaktuje się z Klientem Kancelarii z własnej inicjatywy na podstawie danych wpisanych do Panelu. Wiadomości e-mail i SMS z Listą są wysyłane wyłącznie na polecenie Użytkownika i zawierają informację, że nadawcą technicznym jest Usługodawca działający na zlecenie Kancelarii.
4. Po zleceniu Usługi Przedaktem przez Klienta Kancelarii Panel pokazuje przy Liście status „zlecona”. Komplet dokumentów Kancelaria otrzymuje wyłącznie wtedy, gdy Klient Kancelarii wyrazi na to zgodę na stronie swojej sprawy. Klient Kancelarii jest o tym informowany przed złożeniem zamówienia.

§7 Obowiązki Kancelarii dotyczące danych Klientów

1. Kancelaria jest administratorem danych osobowych Klientów Kancelarii wpisywanych do Panelu i odpowiada za podstawę prawną ich przetwarzania oraz za spełnienie wobec nich obowiązku informacyjnego, w tym za wskazanie Usługodawcy jako podmiotu przetwarzającego.
2. Kancelaria wpisuje do Panelu wyłącznie dane niezbędne do ułożenia i doręczenia Listy. Imię, adres e-mail i numer telefonu Klienta Kancelarii podaje tylko wtedy, gdy Lista ma zostać wysłana e-mailem lub SMS-em; w pozostałych przypadkach wystarczy wręczyć PDF albo podyktować link.
3. Kancelaria usuwa Listę z Panelu niezwłocznie, gdy przestaje być potrzebna, niezależnie od automatycznego usuwania po 90 dniach.

§8 Dane osobowe

1. Dane Klientów Kancelarii wpisane do Panelu Usługodawca przetwarza w imieniu Kancelarii na zasadach Umowy powierzenia (Załącznik nr 1).
2. Dane Właściciela konta i Użytkowników (imię, nazwisko, służbowy e-mail, daty logowań) Usługodawca przetwarza jako administrator w celu prowadzenia konta i kontaktu w sprawach Panelu (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO), na zasadach opisanych w polityce prywatności.
3. Jeżeli Klient Kancelarii samodzielnie zleci Usługę Przedaktem, dane podane przez niego w kreatorze zamówienia Usługodawca przetwarza jako odrębny administrator na podstawie umowy z Klientem Kancelarii. Dane Listy pozostają objęte Umową powierzenia.

§9 Czas trwania, wypowiedzenie i usunięcie danych

1. Umowa o korzystanie z Panelu jest zawarta na czas nieoznaczony.
2. Kancelaria może wypowiedzieć umowę w każdym czasie ze skutkiem natychmiastowym, wysyłając wiadomość na adres kontakt@przedaktem.pl z adresu Właściciela konta.
3. Usługodawca może wypowiedzieć umowę z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia, a ze skutkiem natychmiastowym – w razie naruszenia Regulaminu, w szczególności §5 ust. 4, lub gdy konto nie było używane przez 12 miesięcy.
4. Po rozwiązaniu umowy Usługodawca dezaktywuje konto, a w ciągu 30 dni trwale usuwa Listy i konta Użytkowników. Na żądanie zgłoszone przed rozwiązaniem umowy Usługodawca udostępnia Kancelarii Listy w formie PDF.

§10 Reklamacje, zmiany Regulaminu, postanowienia końcowe

1. Reklamacje dotyczące Panelu Kancelaria zgłasza na adres kontakt@przedaktem.pl. Usługodawca odpowiada w ciągu 14 dni.
2. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn (zmiana prawa, zmiana zakresu Panelu, względy bezpieczeństwa). O zmianie informuje Właściciela konta e-mailem co najmniej 14 dni przed jej wejściem w życie. Dalsze korzystanie z Panelu po tym terminie oznacza akceptację zmian; Kancelaria może w tym czasie wypowiedzieć umowę.
3. Do umowy stosuje się prawo polskie. Spory rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy.

§1 Strony i przedmiot

1. Kancelaria (dalej: Administrator) powierza BRIL BROTHERS INNOVATION LABS sp. z o.o. (dalej: Podmiot przetwarzający) przetwarzanie danych osobowych w zakresie i celu niezbędnym do świadczenia Panelu zgodnie z Regulaminem.
2. Umowa obowiązuje przez czas korzystania z Panelu i w zakresie usunięcia danych – do ich trwałego usunięcia.

§2 Charakter, cel i zakres przetwarzania

1. Charakter przetwarzania: przechowywanie w bazie danych, dopasowanie właściwych urzędów do adresu, wygenerowanie strony Listy i pliku PDF, udostępnienie Listy Klientowi Kancelarii pod unikalnym linkiem, wysyłka wiadomości e-mail lub SMS na polecenie Użytkownika, zliczanie otwarć Listy, usunięcie po upływie retencji.
2. Cel: przekazanie Klientowi Kancelarii zestawienia dokumentów potrzebnych do planowanej czynności notarialnej.
3. Rodzaj danych: adres nieruchomości (miejscowość, ulica, numer budynku i lokalu, kod pocztowy), rodzaj czynności i nieruchomości, sposób nabycia, liczba zbywców i współwłaścicieli, informacja o hipotece i zameldowaniu, ostatnie miejsce zamieszkania spadkodawcy (miejscowość i kod pocztowy), planowana data czynności, imię, adres e-mail i numer telefonu Klienta Kancelarii, uwagi dla klienta oraz treść listy od notariusza (pola tekstowe). Umowa nie obejmuje danych szczególnych kategorii ani numerów PESEL – Administrator zobowiązuje się ich nie wprowadzać.
4. Kategorie osób: Klienci Kancelarii (strony planowanej czynności i ich pełnomocnicy) oraz pośrednio inne osoby, których dotyczą informacje o nieruchomości (współwłaściciele, spadkodawcy), bez danych bezpośrednio je identyfikujących.

§3 Obowiązki Podmiotu przetwarzającego

1. Przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora. Poleceniem są czynności Użytkowników w Panelu oraz postanowienia Regulaminu. Podmiot przetwarzający informuje Administratora, jeżeli jego zdaniem polecenie narusza RODO lub inne przepisy.
2. Dopuszcza do danych wyłącznie osoby zobowiązane do zachowania tajemnicy na piśmie lub z mocy ustawy.
3. Stosuje środki techniczne i organizacyjne z art. 32 RODO, w szczególności: szyfrowanie transmisji (TLS); bazę danych i pliki na serwerach w Europejskim Obszarze Gospodarczym; dostęp do bazy wyłącznie z serwera aplikacji (brak bezpośredniego dostępu z przeglądarki, blokada dostępu na poziomie wierszy); izolację danych każdej Kancelarii na poziomie każdego zapytania; dostęp do strony Listy wyłącznie przez losowy, nieprzewidywalny token; hasła Użytkowników przechowywane w postaci skrótu kryptograficznego; dzienniki techniczne bez treści danych klientów; automatyczne usuwanie po upływie retencji; kopie zapasowe dostawcy bazy podlegające tym samym terminom usuwania.
4. Personel Podmiotu przetwarzającego ma wgląd w dane wyłącznie w celu wsparcia technicznego, obsługi reklamacji i incydentów bezpieczeństwa. Podmiot przetwarzający nie wykorzystuje danych do własnych celów, w szczególności do marketingu, i nie kontaktuje się z Klientem Kancelarii z własnej inicjatywy.
5. Pomaga Administratorowi, w miarę możliwości i za pomocą środków technicznych Panelu, w wywiązaniu się z obowiązku odpowiadania na żądania osób, których dane dotyczą (art. 12–22 RODO), oraz z obowiązków z art. 32–36 RODO, z uwzględnieniem charakteru przetwarzania i dostępnych informacji.
6. O naruszeniu ochrony danych osobowych dotyczącym danych Administratora zawiadamia Właściciela konta e-mailem niezwłocznie, nie później niż w ciągu 24 godzin od stwierdzenia naruszenia, podając informacje wymagane art. 33 ust. 3 RODO w zakresie, w jakim są dostępne, i uzupełniając je sukcesywnie.
7. Udostępnia Administratorowi informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków z art. 28 RODO (opis przepływu danych, lista podprocesorów, opis środków bezpieczeństwa) oraz umożliwia audyt, w tym inspekcję, nie częściej niż raz w roku, po uprzedzeniu z 14-dniowym wyprzedzeniem, w godzinach pracy i w sposób niezakłócający działania Panelu; koszty audytu ponosi Administrator. W pierwszej kolejności strony korzystają z pisemnych odpowiedzi na pytania audytowe.
8. Po zakończeniu świadczenia Panelu usuwa dane w terminie z §9 ust. 4 Regulaminu. Dane pojedynczej Listy są usuwane automatycznie po 90 dniach od jej utworzenia, a jeżeli Klient Kancelarii zlecił Usługę Przedaktem – po 90 dniach od zlecenia. Kopie u dostawcy bazy danych są usuwane zgodnie z jego cyklem kopii zapasowych, nie później niż 30 dni po usunięciu z bazy.

§4 Podprocesorzy i przekazywanie poza EOG

1. Administrator wyraża ogólną zgodę na korzystanie z dalszych podmiotów przetwarzających (podprocesorów) wymienionych poniżej:

• Supabase, Inc. – baza danych Postgres i magazyn plików; serwery w UE (Frankfurt).
• Vercel Inc. – hosting aplikacji i funkcji serwerowych; USA/UE, EU–U.S. Data Privacy Framework.
• Resend – wysyłka wiadomości e-mail z listą (na polecenie użytkownika panelu); USA/UE, EU–U.S. Data Privacy Framework.
• dostawca bramki SMS – wysyłka SMS-a z linkiem do listy (numer telefonu i treść wiadomości); Polska/UE.

2. O zamiarze dodania lub zmiany podprocesora Podmiot przetwarzający informuje Właściciela konta e-mailem co najmniej 14 dni wcześniej. Administrator może w tym terminie wnieść sprzeciw; sprzeciw jest równoznaczny z wypowiedzeniem umowy o korzystanie z Panelu ze skutkiem na dzień wejścia zmiany w życie.
3. Podmiot przetwarzający nakłada na podprocesorów obowiązki ochrony danych nie mniejsze niż wynikające z niniejszej umowy i odpowiada za ich działania jak za własne.
4. Baza danych i pliki są przechowywane w EOG. W zakresie, w jakim dostawcy infrastruktury lub poczty przetwarzają dane poza EOG, przekazanie odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej (EU–U.S. Data Privacy Framework) albo standardowych klauzul umownych.
5. Dostawca modelu językowego wykorzystywany przez Podmiot przetwarzający do opracowywania publicznych procedur urzędów nie otrzymuje danych z Panelu.

§5 Zmiana roli po zleceniu przez Klienta Kancelarii

1. Jeżeli Klient Kancelarii samodzielnie zleci Usługę Przedaktem, dane podane przez niego w kreatorze zamówienia (w tym dane wstępnie wypełnione z Listy i przez niego potwierdzone) Podmiot przetwarzający przetwarza jako odrębny administrator, na podstawie umowy z Klientem Kancelarii i zgodnie z polityką prywatności serwisu. Niniejsza umowa nie obejmuje tych danych.
2. Informację o złożeniu zamówienia z Listy (status „zlecona”) Podmiot przetwarzający udostępnia Administratorowi w Panelu jako administrator danych sprawy, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO – rozliczenie kanału pozyskania klienta). Klient Kancelarii jest o tym informowany przed złożeniem zamówienia. Zakres informacji ogranicza się do faktu zlecenia; komplet dokumentów Administrator otrzymuje wyłącznie za zgodą Klienta Kancelarii.

§6 Obowiązki Administratora i odpowiedzialność

1. Administrator zapewnia podstawę prawną przetwarzania i wykonuje obowiązek informacyjny wobec Klientów Kancelarii, wskazując Podmiot przetwarzający jako odbiorcę danych.
2. Administrator wprowadza do Panelu wyłącznie dane niezbędne i nie wprowadza danych wyłączonych w §2 ust. 3.
3. Każda ze stron odpowiada za szkody wyrządzone własnym naruszeniem RODO lub niniejszej umowy. Odpowiedzialność Podmiotu przetwarzającego wobec Administratora ogranicza się do szkody rzeczywistej wynikłej z niewykonania obowiązków nałożonych na podmiot przetwarzający przez RODO lub niniejszą umowę i nie obejmuje utraconych korzyści, w granicach dopuszczalnych prawem.

§7 Postanowienia końcowe

1. Umowa zostaje zawarta przez zaakceptowanie jej treści w Panelu przez Właściciela konta. Podmiot przetwarzający zapisuje datę akceptacji i osobę akceptującą.
2. W sprawach nieuregulowanych stosuje się RODO, ustawę o ochronie danych osobowych i Kodeks cywilny. Zmiany umowy następują w trybie §10 ust. 2 Regulaminu.
3. Kontakt w sprawach ochrony danych: kontakt@przedaktem.pl.