Polityka prywatności

§1 Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest BRIL BROTHERS INNOVATION LABS sp. z o.o. z siedzibą w Jaroszowie, Jaroszów 13, 58-120 Jaroszów, KRS 0001262781, NIP 8842842063, REGON 545552312, adres poczty elektronicznej: kontakt@przedaktem.pl, telefon: +48 796 437 057 – zwana dalej „Administratorem”.

Dane przetwarzane są zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. („RODO”) oraz ustawą o ochronie danych osobowych. We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się pod adresem kontakt@przedaktem.pl.

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia i wykonania Umowy: bez danych wnioskodawcy i nieruchomości nie da się przygotować Wniosków, których treść określają przepisy i wymagania Instytucji.

§2 Cele i podstawy prawne przetwarzania

• zawarcie i wykonanie Umowy o świadczenie Usługi – ustalenie Listy dokumentów, przygotowanie Wniosków i instrukcji, prowadzenie Sprawy, przypomnienia e-mail i SMS, kontakt w sprawie realizacji – art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
• przetwarzanie danych osób trzecich podanych przez Klienta we Wnioskach i załącznikach (współwłaściciele, spadkodawcy, darczyńcy) – art. 6 ust. 1 lit. f RODO: prawnie uzasadniony interes Administratora i Klienta polegający na przygotowaniu wniosku, którego treść wymaga tych danych;
• obowiązki podatkowe i rachunkowe, w tym wystawianie i przechowywanie faktur – art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
• obsługa zapytań i reklamacji, ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń, zapewnienie bezpieczeństwa Serwisu (logi, ograniczanie nadużyć) – art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
• marketing własnych usług Administratora – wyłącznie po wyrażeniu odrębnej zgody w formularzu – art. 6 ust. 1 lit. a RODO;
• analityka i pomiar skuteczności reklam – wyłącznie po wyrażeniu zgody w banerze lub ustawieniach cookies – art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

§3 Zakres danych

Administrator przetwarza następujące kategorie danych:

• dane kontaktowe Klienta: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu;
• dane wnioskodawców wymagane przez Instytucje: imię i nazwisko, numer PESEL, adres zamieszkania lub korespondencyjny;
• dane nieruchomości: adres, numer księgi wieczystej, numer działki i obręb, rodzaj prawa, sposób i rok nabycia, informacja o hipotece i zarządcy;
• dane osób trzecich niezbędne do Wniosków: współwłaścicieli oraz spadkodawców lub darczyńców (imię, nazwisko, PESEL, data zgonu, ostatnie miejsce zamieszkania – w zakresie wymaganym do wniosku do urzędu skarbowego);
• skany i pliki przekazane przez Klienta: podstawa nabycia (akt notarialny, postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku, akt poświadczenia dziedziczenia), dowody opłat, Dokumenty otrzymane z Instytucji;
• dane transakcji: planowana data aktu, nazwa i adres e-mail kancelarii, jeżeli Klient je poda;
• korespondencję z Klientem oraz historię zdarzeń Sprawy;
• dane rozliczeniowe: identyfikator i status płatności, dane do faktury;
• dane techniczne: adres IP, dane przeglądarki, identyfikatory kampanii reklamowych (np. gclid), źródło wejścia.

Administrator nie przetwarza numeru i serii dokumentu tożsamości ani jego wizerunku. Płatności obsługuje operator płatności – Administrator nie ma dostępu do danych kart płatniczych.

§4 Numer PESEL i skany dokumentów – szczególne zasady

• Minimalizacja. PESEL zbieramy wyłącznie wtedy, gdy wymaga go Wniosek do danej Instytucji, i dopiero po zawarciu Umowy – nie w formularzu Kwalifikacji. Prosimy o skany tylko tych dokumentów, które są załącznikiem Wniosku albo pozwalają poprawnie go wypełnić.
• Szyfrowanie. Numer PESEL jest zapisywany w bazie danych w postaci zaszyfrowanej (AES-256-GCM) kluczem przechowywanym poza bazą. W panelu operatora i na Stronie sprawy jest domyślnie maskowany. Połączenia z Serwisem są szyfrowane (TLS).
• Pliki bez publicznych adresów. Skany i wygenerowane Wnioski są przechowywane w prywatnym magazynie plików w regionie UE. Przeglądarka otrzymuje je wyłącznie przez Serwis, po sprawdzeniu uprawnienia (adres Strony sprawy albo sesja operatora) – nigdy przez bezpośredni adres magazynu.
• Retencja 90 dni. Po upływie 90 dni od zamknięcia Sprawy numery PESEL, dane osób trzecich, skany i wygenerowane Wnioski są trwale usuwane automatycznie.
• Ograniczony dostęp. Dostęp do danych Spraw mają wyłącznie upoważnieni operatorzy Administratora, po zalogowaniu, w zakresie niezbędnym do realizacji Usługi.
• Narzędzia AI. Administrator korzysta z modelu językowego (Anthropic) do opracowywania publicznych procedur urzędów na podstawie stron BIP. Do tego narzędzia nie są przekazywane dane osobowe Klientów ani treść ich dokumentów.

§5 Okres przechowywania danych

• dane Wniosków, numery PESEL, dane osób trzecich, skany i pliki Sprawy – do 90 dni od zamknięcia Sprawy;
• wersje robocze formularza zapisane w Serwisie przed złożeniem Zamówienia – do 14 dni od ostatniej zmiany; wersja zapisana w przeglądarce (localStorage) pozostaje wyłącznie na urządzeniu użytkownika do jej usunięcia;
• dane kontaktowe, historia zdarzeń Sprawy i korespondencja – przez okres przedawnienia roszczeń z Umowy (co do zasady 6 lat, a dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą 3 lata);
• dane rozliczeniowe i faktury – 5 lat od końca roku, w którym powstał obowiązek podatkowy;
• dane przetwarzane na podstawie zgody – do jej cofnięcia.

§6 Odbiorcy danych

Administrator przekazuje dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji Umowy lub wykonania obowiązków prawnych. Administrator nie wysyła Wniosków do Instytucji – Wnioski składa Klient we własnym imieniu. Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora (na podstawie umów powierzenia) oraz odrębni administratorzy:

• Vercel Inc. – hosting Serwisu;
• Supabase, Inc. – baza danych Postgres i prywatny magazyn plików (Supabase Storage) w regionie UE (Frankfurt);
• Resend – wysyłka i odbiór poczty transakcyjnej (potwierdzenia, przypomnienia, odpowiedzi Klienta w Sprawie);
• PayPro S.A. (Przelewy24) – operator płatności, odrębny administrator danych płatniczych;
• Anthropic – dostawca modelu językowego używanego do opracowywania publicznych procedur urzędów; bez danych osobowych Klientów;
• dostawca bramki SMS – numer telefonu i treść przypomnienia;
• Świadectwo Energetyczne 24 – serwis prowadzony przez tego samego Administratora; przy zamówieniu świadectwa energetycznego dane adresowe i kontaktowe są wykorzystywane w obu serwisach;
• Google (Google Analytics 4, Google Ads) oraz PostHog – wyłącznie po wyrażeniu zgody w ustawieniach cookies;
• biuro rachunkowe – w zakresie obowiązków księgowych i podatkowych;
• organy administracji publicznej i sądy – gdy obowiązek wynika z przepisów prawa.

Jeżeli Klient wskaże kancelarię notarialną i zleci przekazanie jej zestawienia Dokumentów, kancelaria otrzymuje dane w zakresie tego zestawienia jako odrębny administrator.

§7 Przekazywanie danych poza EOG

Baza danych i pliki Spraw są przechowywane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Część dostawców (Vercel, Resend, Google, PostHog, Anthropic) ma siedzibę lub infrastrukturę w Stanach Zjednoczonych; w zakresie, w jakim dochodzi do przekazania danych poza EOG, odbywa się ono na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU–U.S. Data Privacy Framework) albo standardowych klauzul umownych.

§8 Dane osób trzecich

Jeżeli dane zostały podane przez Klienta (dotyczy współwłaścicieli, spadkodawców, darczyńców), Administrator przetwarza je wyłącznie w celu przygotowania Wniosków dla tej Sprawy, w zakresie wskazanym w §3, przez okres wskazany w §5. Źródłem danych jest Klient. Osobom tym przysługują prawa opisane w §9, w szczególności prawo sprzeciwu. Klient zobowiązany jest poinformować te osoby o przekazaniu ich danych Administratorowi.

§9 Prawa osób, których dane dotyczą

• prawo dostępu do danych – art. 15 RODO;
• prawo do sprostowania danych – art. 16 RODO;
• prawo do usunięcia danych – art. 17 RODO;
• prawo do ograniczenia przetwarzania – art. 18 RODO;
• prawo do przenoszenia danych – art. 20 RODO;
• prawo do wniesienia sprzeciwu – art. 21 RODO;
• prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed cofnięcia – art. 7 ust. 3 RODO.

Żądania należy kierować na adres kontakt@przedaktem.pl. Administrator odpowiada niezwłocznie, nie później niż w ciągu miesiąca. Klient może w każdej chwili zażądać wcześniejszego zamknięcia Sprawy i usunięcia numerów PESEL oraz skanów. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

§10 Pliki cookies i analityka

Serwis korzysta z plików cookies i pamięci lokalnej przeglądarki (localStorage). Narzędzia analityczne i marketingowe uruchamiane są wyłącznie za zgodą wyrażoną w banerze lub ustawieniach cookies (link „Ustawienia cookies” w stopce); do tego czasu Google Consent Mode pozostaje w stanie „odmowa”.

• Niezbędne – zapamiętanie wyboru zgód, wersja robocza formularza w localStorage, parametry źródła wejścia, cookie sesyjne panelu operatora (httpOnly). Nie wymagają zgody.
• Analityczne – Google Analytics 4 oraz PostHog (instancja w UE): pomiar ruchu i zdarzeń w kreatorze. W nagraniach sesji PostHog treść pól formularza jest maskowana w przeglądarce i nie trafia do nagrania.
• Marketingowe – sygnały zgody reklamowej Google (Consent Mode) i pomiar konwersji Google Ads.
• Pomiar wydajności hostingu – Vercel Speed Insights zbiera zagregowane, anonimowe dane o szybkości ładowania stron, bez plików cookies.

Zgodę można w każdej chwili zmienić w ustawieniach cookies. Użytkownik może też zablokować cookies w ustawieniach przeglądarki; ograniczenie mechanizmów niezbędnych może utrudnić korzystanie z formularza.

§11 Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka: szyfrowanie transmisji (TLS), szyfrowanie numerów PESEL w bazie, prywatny magazyn plików, dostęp do Strony sprawy przez nieprzewidywalny adres, uwierzytelnianie i role w panelu operatora, ograniczanie liczby żądań, rejestr zdarzeń Sprawy, automatyczną retencję oraz umowy powierzenia z dostawcami. Administrator prowadzi rejestr czynności przetwarzania.

§12 Profilowanie i decyzje zautomatyzowane

Lista dokumentów i Pakiet są ustalane automatycznie na podstawie odpowiedzi z Kwalifikacji, według jawnych reguł opartych na przepisach. Nie jest to decyzja wywołująca skutki prawne wobec Klienta w rozumieniu art. 22 RODO – Klient może listę zmienić, a ostatecznie określa ją notariusz. Administrator nie profiluje Klientów w celach marketingowych.

§13 Zmiany Polityki prywatności

Administrator może zmienić Politykę w razie zmiany przepisów, zakresu Usługi, dostawców lub technologii. Nowa treść jest publikowana w Serwisie z datą wejścia w życie. Korespondencję w sprawach danych osobowych należy kierować na adres wskazany w §1.