Dla kancelarii notarialnych

Dane klientów kancelarii w panelu Przedaktem

Informacja dla notariusza i inspektora ochrony danych kancelarii: jak płyną dane, kto za nie odpowiada i co jest potrzebne, żeby dopisać Przedaktem do rejestru czynności przetwarzania. Wiążąca treść: regulamin panelu i umowa powierzenia (załącznik nr 1), obowiązujące od 16 października 2026 r..

1. Kto jest administratorem

Etap	Administrator	Rola Przedaktem
Sekretariat układa listę	Kancelaria	podmiot przetwarzający (art. 28 RODO) Dane klienta wpisane w panelu przetwarzamy wyłącznie na polecenie kancelarii: układamy listę, dopasowujemy urzędy, udostępniamy stronę, PDF, e-mail lub SMS.
Klient sam zleca usługę Przedaktem	Przedaktem (BRIL BROTHERS INNOVATION LABS sp. z o.o.)	odrębny administrator Klient otwiera kreator, potwierdza dane, akceptuje regulamin serwisu i płaci. Od tej chwili dane sprawy przetwarzamy na podstawie własnej umowy z klientem. Lista w panelu nadal podlega umowie powierzenia.
Konta pracowników kancelarii	Przedaktem	administrator Imię, nazwisko, służbowy e-mail i daty logowań użytkowników panelu przetwarzamy, żeby prowadzić konto kancelarii (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO).

Podstawą przetwarzania po stronie kancelarii jest zwykle art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy na żądanie klienta) albo lit. f. Kancelaria wykonuje obowiązek informacyjny wobec klienta i wskazuje Przedaktem jako podmiot przetwarzający; na stronie listy klient widzi tę informację ponownie.

2. Jakie dane trafiają do panelu i po co

Grupa	Zakres	Do czego
Nieruchomość	adres (miejscowość, ulica, numer budynku i lokalu, kod pocztowy), rodzaj nieruchomości	dopasowanie gminy, starostwa i urzędu skarbowego; treść listy
Czynność	rodzaj czynności, sposób nabycia, liczba zbywców i współwłaścicieli, hipoteka, zameldowanie, planowana data aktu	wybór dokumentów z katalogu
Spadkodawca	ostatnie miejsce zamieszkania (miejscowość, kod pocztowy) – tylko przy nabyciu w spadku	właściwy urząd skarbowy dla zaświadczenia podatkowego
Klient	imię, e-mail, telefon – pola opcjonalne	wyłącznie doręczenie listy e-mailem lub SMS-em; przy PDF albo podyktowanym linku nie są potrzebne
Tekst wolny	uwagi dla klienta, wklejona lista od notariusza	wyświetlenie na liście; regulamin zabrania wpisywania PESEL i danych szczególnych

Panel nie przyjmuje numerów PESEL, numerów dokumentów tożsamości, skanów ani danych drugiej strony czynności. Jeżeli kancelaria wręcza klientowi PDF albo dyktuje link, do panelu nie trafiają żadne dane kontaktowe klienta – powierzenie ogranicza się wtedy do adresu nieruchomości i opisu czynności.

3. Gdzie dane leżą i kto ma do nich dostęp

Baza danych i pliki: Supabase, serwery w Unii Europejskiej (Frankfurt). Aplikacja: Vercel. Transmisja szyfrowana (TLS).
Dostęp do bazy wyłącznie z serwera aplikacji; przeglądarka nigdy nie łączy się z bazą. Każde zapytanie panelu jest ograniczone do jednej kancelarii – użytkownik nie zobaczy listy innej kancelarii, nawet znając jej identyfikator.
Strona listy dla klienta jest dostępna wyłącznie przez losowy 48-znakowy token w adresie; strona nie jest indeksowana i nie przekazuje adresu w nagłówku Referer.
Hasła użytkowników są przechowywane jako skrót kryptograficzny (scrypt); każdy pracownik ma własne konto, właściciel może je dezaktywować.
Personel Przedaktem ma wgląd w dane wyłącznie do wsparcia technicznego i obsługi incydentów. Panel administracyjny Przedaktem nie ma widoku list kancelarii; nie wykorzystujemy danych z list do marketingu i nie kontaktujemy się z klientem kancelarii z własnej inicjatywy.
Dzienniki techniczne nie zawierają treści danych klientów.

4. Podprocesorzy

Supabase, Inc. – baza danych Postgres i magazyn plików; serwery w UE (Frankfurt).
Vercel Inc. – hosting aplikacji i funkcji serwerowych; USA/UE, EU–U.S. Data Privacy Framework.
Resend – wysyłka wiadomości e-mail z listą (na polecenie użytkownika panelu); USA/UE, EU–U.S. Data Privacy Framework.
dostawca bramki SMS – wysyłka SMS-a z linkiem do listy (numer telefonu i treść wiadomości); Polska/UE.

Dostawca modelu językowego (Anthropic), z którego korzystamy do opracowywania publicznych procedur urzędów z BIP, nie otrzymuje danych z panelu. O zmianie listy podprocesorów informujemy właściciela konta e-mailem 14 dni wcześniej; kancelaria może wtedy wnieść sprzeciw i zakończyć korzystanie z panelu.

5. Jak długo przechowujemy

Lista wraz z danymi klienta: 90 dni od utworzenia, kasowana automatycznie. Sekretariat może usunąć ją wcześniej jednym przyciskiem.
Gdy klient zleci usługę Przedaktem: lista znika 90 dni po zleceniu. Dane sprawy klienta przetwarzamy dalej jako administrator, na zasadach polityki prywatności.
Po zakończeniu współpracy: konto dezaktywowane od razu, listy i konta użytkowników usunięte w ciągu 30 dni; na życzenie wcześniej eksport list do PDF.

6. Co kancelaria dostaje z powrotem

Przy liście, z której klient złożył zamówienie, panel pokazuje status „zlecona”. Tę informację przekazujemy już jako administrator sprawy, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (rozliczenie kanału pozyskania klienta), a klient czyta o tym w kreatorze przed złożeniem zamówienia. Komplet dokumentów kancelaria otrzymuje tylko wtedy, gdy klient wyrazi na to zgodę na stronie swojej sprawy. Kancelaria nie dostaje od nas wynagrodzenia ani prowizji.

7. Do rejestru czynności przetwarzania kancelarii

Podmiot przetwarzający: BRIL BROTHERS INNOVATION LABS sp. z o.o., Jaroszów 13, 58-120 Jaroszów, KRS 0001262781, NIP 8842842063, e-mail kontakt@przedaktem.pl.
Cel: przekazanie klientowi zestawienia dokumentów do czynności notarialnej. Kategorie osób: klienci kancelarii.
Kategorie danych: dane adresowe nieruchomości, opis czynności, dane kontaktowe klienta (opcjonalnie). Bez danych szczególnych kategorii.
Odbiorcy: podprocesorzy z pkt 4. Przekazanie poza EOG: dostawcy z USA na podstawie EU–U.S. Data Privacy Framework lub standardowych klauzul umownych.
Retencja: 90 dni. Zgłaszanie naruszeń kancelarii: do 24 godzin od stwierdzenia.

Pytania dotyczące ochrony danych: kontakt@przedaktem.pl.