Zaświadczenie o niezaleganiu w opłatach ze wspólnoty do aktu

Kto wydaje zaświadczenie: zarządca czy zarząd wspólnoty

Wspólnota mieszkaniowa powstaje z mocy prawa, gdy w budynku są wyodrębnione lokale. Jej sprawami kieruje zarząd wybrany spośród właścicieli albo zarządca — firma lub osoba z licencją, której właściciele powierzyli zarząd. Zaświadczenie wydaje ten, kto prowadzi rozliczenia: zarządca lub zarząd wspólnoty. W praktyce piszesz do administracji, która co miesiąc wysyła Ci naliczenia.

Podstawą Twojego żądania jest prawo właściciela do informacji o rozliczeniach wspólnoty (art. 29 ust. 3 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali). Zarządca nie może odmówić właścicielowi informacji o jego własnym saldzie. Może natomiast pobrać za dokument opłatę według własnego regulaminu: 0–100 zł wg regulaminu zarządcy.

Potocznie mówi się o „zaświadczeniu o niezaleganiu z czynszem”. Formalnie we wspólnocie nie płacisz czynszu, tylko zaliczki na koszty zarządu nieruchomością wspólną, fundusz remontowy i media. Zarządcy rozumieją obie nazwy, ale we wniosku lepiej użyć pełnej: „zaświadczenie o braku zaległości w opłatach na rzecz wspólnoty”. Opis dokumentu i aktualną opłatę znajdziesz na stronie zaświadczenia wspólnoty o niezaleganiu.

Brak terminu ustawowego — jak sobie z tym radzić

Urząd gminy ma na zaświadczenie 7 dni z Kodeksu postępowania administracyjnego. Zarządca nie jest urzędem, więc KPA go nie dotyczy: brak terminu ustawowego. Jeden odpisze w dwa dni, inny po trzech tygodniach, gdy księgowa wróci z urlopu. Z naszej praktyki to 5–20 dni i jest to najmniej przewidywalna pozycja na liście.

Nie da się tego wymusić, ale można ograniczyć ryzyko. Sprawdzone zasady:

1. Napisz do zarządcy pierwszego dnia, gdy wiesz o sprzedaży — nie po zaświadczeniach z urzędów, które i tak przyjdą w terminie. Zaświadczenie wspólnoty zamawiasz jako pierwsze.
2. Wyślij wniosek e-mailem na adres administracji podany w naliczeniach i poproś o potwierdzenie przyjęcia. Brak odpowiedzi w dwa dni — zadzwoń i zapytaj, czy wiadomość dotarła i kto ją obsługuje.
3. Podaj we wniosku, do kiedy potrzebujesz dokumentu i w jakiej formie (skan na e-mail wystarcza większości kancelarii; oryginał do odbioru w biurze, jeśli notariusz tego wymaga).
4. Jeśli zarządca pobiera opłatę, zapytaj od razu o kwotę i numer konta i zapłać z góry — część administracji nie zacznie pracy, dopóki nie zobaczy przelewu.
5. Po tygodniu bez dokumentu wyślij krótkie przypomnienie z datą pierwszego wniosku. Grzeczne, ale z datą — to pokazuje, że pilnujesz sprawy.

Jeśli korzystasz z naszego pakietu, wniosek do zarządcy wychodzi od Ciebie z naszego wzoru, a my pilnujemy terminu i wysyłamy Ci gotowe przypomnienia. Nie możemy odpowiedzieć za zarządcę — możemy sprawić, że pismo trafi wcześnie i nie zostanie zapomniane.

Co powinno zawierać zaświadczenie

Nie ma urzędowego wzoru, więc każdy zarządca pisze po swojemu. Notariuszowi wystarcza zazwyczaj krótki dokument, ale musi zawierać kilka elementów. Jeśli czegoś brakuje, kancelaria poprosi o uzupełnienie — i znów czekasz na zarządcę. Poproś we wniosku o wskazanie:

• Adresu lokalu, numeru lokalu i imienia oraz nazwiska właściciela, na którego prowadzone jest konto rozliczeniowe.
• Stwierdzenia, że na dzień wystawienia lokal nie ma zaległości w opłatach na rzecz wspólnoty — albo kwoty zaległości, jeśli są.
• Wysokości bieżących miesięcznych opłat z podziałem na zaliczkę na koszty zarządu, fundusz remontowy i media — kupujący chce wiedzieć, ile będzie płacił.
• Informacji, czy dla lokalu trwa nierozliczone rozliczenie mediów (woda, ciepło) i kiedy wspólnota je zamyka.
• Daty wystawienia, podpisu osoby upoważnionej i pieczęci lub danych zarządcy.

Wiele zarządców dodaje wysokość salda funduszu remontowego przypadającego na lokal. To informacja, nie pieniądze do odebrania: wpłaty na fundusz remontowy zostają we wspólnocie, przy sprzedaży zwykle nie da się ich odzyskać i przechodzą „z lokalem” na kupującego. Czasem zaświadczenie zawiera też wzmiankę o kredycie zaciągniętym przez wspólnotę na remont — kupujący powinien o nim wiedzieć, bo spłaca go w zaliczkach.

Zaległości na koncie: co dzieje się przy akcie

Zaległość w opłatach to dług właściciela wobec wspólnoty — osobisty, związany z okresem, w którym lokal należał do Ciebie. Nie przechodzi automatycznie na kupującego, ale kupujący nie chce kupować sporu: wspólnota będzie upominać się o pieniądze pod adresem lokalu, a przy większych kwotach może dochodzić ich sądowo. Dlatego kancelarie wymagają zaświadczenia z zerowym saldem albo rozliczenia zaległości w akcie.

Jeśli dług istnieje, masz dwa wyjścia. Pierwsze: spłać go przed aktem i poproś zarządcę o nowe zaświadczenie — to oznacza drugie czekanie. Drugie, szybsze: notariusz zapisuje w akcie, że część ceny sprzedaży kupujący przekazuje bezpośrednio na rachunek wspólnoty tytułem spłaty zaległości, a resztę Tobie. Wtedy wystarczy zaświadczenie z podaną kwotą zaległości i numerem konta wspólnoty. Taki zapis wymaga zgody kupującego — porozmawiaj o tym przed umową przedwstępną, nie w dniu aktu.

Czy pełnomocnik może wystąpić o zaświadczenie

Przepisy nie zabraniają — o informację o saldzie może poprosić pełnomocnik właściciela. Problem jest praktyczny: część zarządców odmawia pełnomocnikom. Zarządca, który nie zna pełnomocnika, boi się ujawnić dane finansowe osobie trzeciej i żąda pełnomocnictwa z podpisem poświadczonym notarialnie albo odmawia. Spór o to trwa dłużej niż samo zaświadczenie.

Dlatego w naszym serwisie o ten dokument występujesz Ty: dostajesz gotową treść wiadomości, listę elementów, których ma zawierać zaświadczenie, i przypomnienia, a wysyłasz je z własnej skrzynki e-mail. Zarządca odpowiada właścicielowi bez dodatkowych formalności. Jeśli sprzedajesz w imieniu kogoś innego — na przykład rodzica — najprościej, żeby właściciel sam wysłał e-mail do administracji, a Ty zająłeś się resztą listy.

Pamiętaj, że dokument ma praktyczną ważność: przyjmujemy 30 dni, bo pokazuje stan konta na dzień wystawienia. Jeśli akt się przesunie, kancelaria może poprosić o świeższe. O tym, które dokumenty tracą ważność i jak ułożyć wnioski w czasie, piszemy w artykule ile trwa skompletowanie dokumentów do aktu. Ostateczną listę dokumentów określa notariusz sporządzający akt — jeśli kancelaria nie wymaga zaświadczenia wspólnoty, kupujący prawie na pewno i tak o nie poprosi.