Jakie dokumenty do sprzedaży mieszkania własnościowego

Po co notariuszowi tyle zaświadczeń

Akt notarialny opisuje stan mieszkania w dniu podpisania: kto jest właścicielem, czy nikt tam nie mieszka na stałe, czy nie ma długów wobec wspólnoty, czy na mieszkaniu nie ciąży kredyt. Notariusz nie może tego założyć ani przyjąć na słowo. Każdy fakt, który trafia do aktu, musi mieć pokrycie w dokumencie, a treść aktu reguluje Prawo o notariacie (art. 92).

Część dokumentów jest standardem przy każdej sprzedaży mieszkania. Część zależy od Twojej sytuacji: od tego, jak nabyłeś lokal, czy masz kredyt, czy ktoś jest zameldowany. Ten tekst dotyczy najprostszego przypadku: lokal stanowiący odrębną własność (ma własną księgę wieczystą), budynek zarządza wspólnota mieszkaniowa, mieszkanie kupiłeś na rynku. Jeśli masz spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, przeczytaj osobny tekst o mieszkaniu spółdzielczym.

Dokumenty potrzebne zawsze

• Podstawa nabycia, czyli akt notarialny, na mocy którego kupiłeś mieszkanie. Jeśli nie masz oryginału, wypis wyda kancelaria, która go sporządziła, a po latach archiwum sądu (6 zł/strona (sąd), notariusz wg taksy).
• Numer księgi wieczystej (KW). Księga to sądowy rejestr, w którym zapisano właściciela, obciążenia i hipoteki. Notariusz sprawdza ją sam, online, w dniu aktu. Odpis z KW (30 zł zwykły / 60 zł zupełny) jest potrzebny tylko wtedy, gdy zażąda go kancelaria albo bank kupującego.
• Zaświadczenie o braku zameldowanych. Wydaje urząd gminy (ewidencja ludności), kosztuje 17 zł opłaty skarbowej, termin ustawowy to 7 dni (art. 217 § 3 KPA). Każdy współwłaściciel składa osobny wniosek.
• Zaświadczenie wspólnoty o niezaleganiu. Wydaje zarządca lub zarząd wspólnoty, opłata 0–100 zł wg regulaminu zarządcy. brak terminu ustawowego — to najczęściej najdłużej trwający dokument na liście.
• Świadectwo energetyczne. Sprzedający przekazuje je kupującemu przy podpisaniu umowy, a notariusz odnotowuje to w akcie. Jeśli go nie masz, sporządza je osoba uprawniona, np. przez serwis swiadectwo-energetyczne24.pl (wg cennika serwisu (mieszkanie od 119 zł)).
• Dowód osobisty każdego sprzedającego oraz, jeśli jesteś w związku małżeńskim, informacja o ustroju majątkowym (wspólność lub rozdzielność). To nie są zaświadczenia z urzędu, ale notariusz zapyta o nie na pewno.

Zaświadczenia z gminy i od zarządcy mają krótką ważność. W katalogu przyjmujemy 30 dni dla zaświadczenia o zameldowaniu i 30 dni dla zaświadczenia wspólnoty. Kancelaria może przyjąć inny okres, ale dokument sprzed trzech miesięcy prawie na pewno każe wyrobić od nowa.

Dokumenty zależne od sytuacji

• Masz kredyt hipoteczny: zaświadczenie banku i promesa. Wydaje bank (tylko kredytobiorcy), opłata 0–200 zł wg tabeli opłat banku, czas: brak (praktyka 7–14 dni).
• Mieszkanie nabyłeś w spadku albo darowiźnie (nie kupnem): zaświadczenie z urzędu skarbowego z art. 19 ust. 6 ustawy o podatku od spadków i darowizn. Bez niego notariusz nie sporządzi aktu. Opłata 17 zł opłaty skarbowej, termin 7 dni (art. 306a § 5 Ordynacji podatkowej). Ten przypadek opisujemy osobno na stronie sprzedaż mieszkania po spadku.
• Grunt pod budynkiem jest w użytkowaniu wieczystym albo kupujący o to prosi: zaświadczenie o niezaleganiu w podatku od nieruchomości. Wydaje urząd gminy (wydział podatków), 21 zł opłaty skarbowej, termin 7 dni (art. 306a § 5 Ordynacji podatkowej).
• Ktoś jest zameldowany w mieszkaniu: zaświadczenie z gminy pokaże liczbę osób, a notariusz zwykle oczekuje zera. Wtedy przed aktem trzeba doprowadzić do wymeldowania. O tym niżej.
• Sprzedajesz przez pełnomocnika albo jeden ze współwłaścicieli nie może przyjść: pełnomocnictwo w formie aktu notarialnego. To sprawa do załatwienia w kancelarii, nie w urzędzie.
• Niektórzy notariusze proszą dla lokalu z udziałem w gruncie także o zaświadczenie o planie miejscowym i o rewitalizacji. Nie jest to standard przy mieszkaniu we wspólnocie; jeśli kancelaria tego wymaga, zamawiasz je w urzędzie gminy.

Kto wydaje, ile kosztuje, jak długo trwa

Opłaty poniżej to opłaty urzędowe, płacone bezpośrednio do instytucji, która wydaje dokument. Termin ustawowy liczy się od dnia doręczenia wniosku do urzędu; czas w praktyce zależy od konkretnego urzędu, zarządcy czy banku.

Do tego dochodzą koszty aktu: taksa notarialna według rozporządzenia o taksie, opłaty sądowe za wpisy w księdze wieczystej oraz podatek od czynności cywilnoprawnych (PCC) w wysokości 2% ceny, który płaci kupujący, a pobiera notariusz. Pełne zestawienie opłat urzędowych znajdziesz w cenniku.

W jakiej kolejności składać wnioski

Kolejność wynika z dwóch rzeczy: które dokumenty trwają najdłużej i które najszybciej tracą ważność. Zaświadczenie wspólnoty nie ma terminu ustawowego, a zaświadczenie z gminy jest ważne krótko. Dlatego nie składa się wszystkiego jednego dnia.

1. Sprawdź księgę wieczystą online i odszukaj akt zakupu. Jeśli w dziale IV jest hipoteka, której dawno nie ma, zacznij od jej wykreślenia; jeśli brakuje aktu, zamów wypis z kancelarii. To etap, na którym wychodzą niespodzianki.
2. Napisz do zarządcy o zaświadczenie o niezaleganiu i, jeśli masz kredyt, zamów w banku zaświadczenie o saldzie z promesą. Oba nie mają terminu ustawowego, więc idą pierwsze.
3. Zamów świadectwo energetyczne, jeśli go nie masz. Jest ważne 10 lat, więc jego termin nie gra roli, ale audytor potrzebuje danych o budynku i ogrzewaniu.
4. Około 30 dni przed planowaną datą aktu złóż wniosek o zaświadczenie o braku zameldowanych (i ewentualnie o niezaleganiu w podatku od nieruchomości). Urząd ma 7 dni (art. 217 § 3 kpa), a dokument nie zestarzeje się przed aktem.
5. Dzień przed aktem sprawdź daty na wszystkich zaświadczeniach i porównaj komplet z listą od notariusza. Brakujący dokument w dniu aktu oznacza przesunięcie terminu, nie drobną uwagę w akcie.

Jeśli nie chcesz pilnować tego samodzielnie, w kreatorze odpowiadasz na kilka pytań o mieszkanie, a my przygotowujemy wnioski do właściwych urzędów z instrukcją złożenia i przypominamy o terminach. Opłaty urzędowe płacisz tak samo, bezpośrednio do urzędu.

Co się zmienia, gdy mieszkanie ma hipotekę

Hipoteka wpisana w dziale IV księgi wieczystej nie blokuje sprzedaży, ale dodaje jeden dokument i zmienia mechanikę płatności. Potrzebujesz z banku dwóch rzeczy: zaświadczenia o aktualnym saldzie kredytu z numerem rachunku do całkowitej spłaty oraz promesy, czyli zobowiązania banku, że po spłacie wyda zgodę na wykreślenie hipoteki. Bank (tylko kredytobiorcy) — bank nie przyjmie zwykłego pełnomocnictwa, więc tę pozycję załatwiasz osobiście, przez bankowość elektroniczną albo w placówce.

W akcie notariusz zapisze, że część ceny kupujący płaci bezpośrednio na rachunek kredytowy wskazany w zaświadczeniu, a resztę Tobie. Po spłacie bank wydaje zgodę na wykreślenie, którą kupujący składa w sądzie wieczystoksięgowym. Zaświadczenie i promesa mają krótką ważność, zwykle 30 dni, więc zamawiasz je z wyprzedzeniem, ale nie za wcześnie. Szczegóły w tekście o sprzedaży mieszkania z kredytem.

Co się zmienia, gdy ktoś jest zameldowany

Meldunek nie daje prawa do mieszkania, ale kupujący nie chce kupować lokalu, pod którego adresem ktoś formalnie figuruje. Dlatego notariusz wymaga zaświadczenia o braku osób zameldowanych, a zaświadczenie z jedną osobą oznacza problem do rozwiązania przed aktem.

• Osoba zameldowana może wymeldować się sama: online przez profil zaufany albo w urzędzie gminy, od ręki i bez opłaty. To najszybsza droga, jeśli masz z nią kontakt.
• Jeśli ta osoba nie mieszka pod tym adresem i nie chce się wymeldować, składasz wniosek o wymeldowanie w drodze decyzji administracyjnej. Urząd prowadzi postępowanie: ustala, czy osoba faktycznie opuściła lokal, i wydaje decyzję. To trwa tygodniami, a terminy z art. 35 KPA (miesiąc, w sprawach skomplikowanych dwa) bywają przedłużane.
• Jeśli lokator realnie tam mieszka, meldunek jest najmniejszym problemem — kupujący i notariusz zapytają o umowę najmu i wydanie lokalu. To już kwestia do omówienia z kupującym i kancelarią.

Dlatego zaświadczenie o zameldowaniu warto sprawdzić wstępnie zaraz po decyzji o sprzedaży, nawet jeśli ostateczne, aktualne zaświadczenie złożysz dopiero 30 dni przed aktem. Krok po kroku opisujemy to w tekście ktoś zameldowany w mieszkaniu.