Co sprawdza notariusz przed aktem: lista sprzedającego

Ty jako strona: tożsamość, stan cywilny, zgoda małżonka

Pierwsze, co notariusz ustala, to kto właściwie sprzedaje. Sprawdza dowód osobisty lub paszport (ważny w dniu aktu — przeterminowany zatrzymuje akt), PESEL, adres i stan cywilny. Stan cywilny ma znaczenie majątkowe: nieruchomość kupiona w trakcie małżeństwa bez umowy majątkowej należy do majątku wspólnego, nawet gdy w księdze wieczystej jest tylko Twoje nazwisko, a Kodeks rodzinny i opiekuńczy wymaga zgody drugiego małżonka na jej zbycie.

• Ważny dowód osobisty lub paszport każdego sprzedającego; przy pełnomocniku — pełnomocnictwo w formie aktu notarialnego.
• Stan cywilny; przy rozdzielności majątkowej — wypis umowy majątkowej małżeńskiej (intercyzy).
• Przy majątku wspólnym — oboje małżonkowie stawiają się do aktu albo jedno ma zgodę drugiego w formie aktu notarialnego. Nieruchomość z darowizny lub spadku to majątek osobisty, ale notariusz o to zapyta i wpisze do aktu.
• Numer rachunku do zapłaty ceny, a przy kredycie — rachunek do spłaty wskazany przez bank.

Podstawa nabycia: skąd masz tę nieruchomość

Notariusz chce zobaczyć dokument, na którego podstawie stałeś się właścicielem: akt notarialny zakupu lub darowizny, prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku albo akt poświadczenia dziedziczenia (APD — dokument sporządzany przez notariusza zamiast postępowania sądowego). Przy kilku spadkobiercach dochodzi dział spadku, jeśli był. Katalog nazywa to podstawą nabycia; jeśli nie masz oryginału, odpis kosztuje 6 zł/strona (sąd), notariusz wg taksy, a jak go zdobyć, opisujemy w artykule skąd wziąć akt własności.

Jeśli nabyłeś nieruchomość w spadku, darowiźnie, zapisie albo przez nieodpłatne zniesienie współwłasności, do podstawy nabycia dochodzi zaświadczenie z urzędu skarbowego o podatku od spadków i darowizn (art. 19 ust. 6 ustawy z dnia 28 lipca 1983 r. o podatku od spadków i darowizn; art. 306a Ordynacji podatkowej). Bez niego notariusz nie może sporządzić aktu — to przeszkoda ustawowa, nie praktyka kancelarii. Opłata: 17 zł opłaty skarbowej; termin: 7 dni (art. 306a § 5 Ordynacji podatkowej).

Księga wieczysta: co notariusz czyta w działach I–IV

Księga wieczysta (KW) to prowadzony przez sąd rejestr stanu prawnego nieruchomości. Notariusz sprawdza ją sam, online, w dniu aktu — od Ciebie potrzebuje numeru; odpis z KW (30 zł zwykły / 60 zł zupełny) kupujesz tylko na żądanie kancelarii albo banku kupującego. Przejrzyj jednak księgę kilka tygodni wcześniej, bo każdy wpis, którego nie potrafisz wyjaśnić, zatrzyma akt.

Stan lokalu: zameldowani, zaległości, hipoteka, świadectwo

Druga grupa to dokumenty o stanie faktycznym — kto mieszka, czy są długi, czy jest kredyt. To one mają krótką ważność i najczęściej spóźniają się na akt.

• Zaświadczenie o braku zameldowanych — urząd gminy (ewidencja ludności), 17 zł opłaty skarbowej, 7 dni (art. 217 § 3 KPA). Notariusz oczekuje zera osób; każdy współwłaściciel składa osobny wniosek. Zwykle ważne 30 dni.
• Zaświadczenie wspólnoty o niezaleganiu — 0–100 zł wg regulaminu zarządcy; brak terminu ustawowego. Potwierdza brak zaległości w zaliczkach na koszty zarządu i fundusz remontowy. Przy mieszkaniu spółdzielczym zamiast tego zaświadczenie spółdzielni (30–150 zł wg cennika spółdzielni), które mówi też, komu przysługuje prawo do lokalu i czy założono księgę wieczystą.
• Zaświadczenie o niezaleganiu w podatku od nieruchomości — 21 zł opłaty skarbowej, 7 dni (art. 306a § 5 Ordynacji podatkowej). Na żądanie notariusza lub kupującego. Najczęściej przy użytkowaniu wieczystym.
• Zaświadczenie banku i promesa — gdy w dziale IV jest hipoteka. 0–200 zł wg tabeli opłat banku; brak (praktyka 7–14 dni). Zaświadczenie podaje saldo i rachunek do spłaty, promesa — zobowiązanie banku do zgody na wykreślenie hipoteki po spłacie. Bank wyda je tylko Tobie.
• Świadectwo energetyczne — obowiązek sprzedającego (art. 3 i art. 11 ustawy z dnia 29 sierpnia 2014 r. o charakterystyce energetycznej budynków); notariusz odnotowuje w akcie, że zostało przekazane. Jeśli go nie masz, przez swiadectwo-energetyczne24.pl trwa to 1–2 dni robocze.

Grunt: plan miejscowy, rewitalizacja, lasy, ewidencja

Przy domu i działce — a coraz częściej także przy lokalu z udziałem w gruncie — notariusz musi wykluczyć, że komuś przysługuje prawo pierwokupu, i opisać nieruchomość zgodnie z ewidencją. MPZP to miejscowy plan zagospodarowania przestrzennego, czyli uchwała gminy mówiąca, co można na działce budować; EGiB to ewidencja gruntów i budynków prowadzona przez starostwo.

• Zaświadczenie o MPZP — przeznaczenie w planie albo informacja o braku planu; 17 zł (zaświadczenie); wypis z MPZP 30 zł do 5 stron / 50 zł powyżej; wyrys 20 zł/strona, maks. 200 zł; 7 dni (zaświadczenie); wypis i wyrys „bez zbędnej zwłoki”.
• Zaświadczenie o rewitalizacji — czy nieruchomość leży w obszarze rewitalizacji lub Specjalnej Strefie Rewitalizacji, gdzie gmina ma prawo pierwokupu (art. 11 ust. 5 i art. 25 ustawy z dnia 9 października 2015 r. o rewitalizacji); 17 zł (często jedno zaświadczenie z MPZP).
• Zaświadczenie o lasach — Działka lub dom z gruntem poza zwartą zabudową (prawo pierwokupu Lasów Państwowych). 17 zł opłaty skarbowej; 7 dni.
• Wypis z rejestru gruntów z danymi osobowymi (50 zł papier / 40 zł elektroniczny), przy domu często wypis z kartoteki budynków (20 zł papier / 15 zł elektroniczny); wyrys z mapy, gdy sprzedajesz część działki albo wymaga go bank kupującego.
• Przy nowym domu lub po rozbudowie — dokumenty z nadzoru budowlanego: pozwolenie na użytkowanie albo zawiadomienie o zakończeniu budowy.

Po co notariuszowi plan i rewitalizacja, piszemy w artykule o zaświadczeniu o planie miejscowym; kompletna lista dla domu jest na stronie sprzedaż domu lub działki.

Dokument czy oświadczenie: co notariusz wpisuje do aktu

Nie wszystko musisz udowodnić papierem. Prawo o notariacie wymaga, by akt zawierał oświadczenia stron, i notariusz wpisuje do niego szereg Twoich zapewnień. Oświadczenie jest wygodniejsze, bo nie trzeba na nic czekać — ale odpowiadasz za nie cywilnie wobec kupującego, a przy wadach prawnych także z tytułu rękojmi. Dokument chroni więc przede wszystkim Ciebie.

Lista kontrolna sprzedającego w skrócie

1. Dowód osobisty ważny w dniu aktu; stan cywilny i umowa majątkowa, jeśli jest; zgoda lub obecność małżonka przy majątku wspólnym.
2. Podstawa nabycia w oryginale lub wypisie; po spadku i darowiźnie — zaświadczenie z urzędu skarbowego.
3. Numer księgi wieczystej i własne sprawdzenie działów I–IV: brak wzmianek, ostrzeżeń i nieznanych wpisów.
4. Zaświadczenie o braku zameldowanych od każdego współwłaściciela, wystawione w ostatnich 30 dniach.
5. Zaświadczenie wspólnoty lub spółdzielni o niezaleganiu; na żądanie — o niezaleganiu w podatku od nieruchomości.
6. Przy kredycie — zaświadczenie banku o saldzie i promesa, oba świeże. Świadectwo energetyczne do przekazania kupującemu.
7. Przy gruncie — zaświadczenia o planie, rewitalizacji i lasach, wypis z rejestru gruntów, w razie potrzeby kartoteka budynków i dokumenty z nadzoru budowlanego.
8. Oświadczenia, które złożysz: najem, egzekucja, zaległości, wydanie lokalu — przemyśl każde, zanim notariusz je odczyta.

Ta lista to standard; ostateczny zestaw ustala notariusz sporządzający akt i może poprosić o coś spoza niej. Listę z kancelarii możesz wkleić w kwalifikacji — dopasujemy ją do katalogu, przygotujemy wnioski i ułożymy terminy tak, żeby dokumenty o krótkiej ważności były świeże w dniu aktu.