Ile trwa skompletowanie dokumentów do aktu: harmonogram

Dwa rodzaje terminów: ustawowy i praktyczny

Na zaświadczenie z urzędu gminy, starostwa czy nadzoru budowlanego organ ma ustawowo 7 dni — Kodeks postępowania administracyjnego nakazuje wydać je „bez zbędnej zwłoki”, nie później niż w tym terminie (7 dni (art. 217 § 3 KPA)). Taki sam termin na zaświadczenia podatkowe przewiduje Ordynacja podatkowa — dotyczy to zaświadczenia z urzędu skarbowego po spadku lub darowiźnie (7 dni (art. 306a § 5 Ordynacji podatkowej)) i zaświadczenia o niezaleganiu w podatku od nieruchomości.

Inaczej jest z dokumentami, których nie wydaje urząd. Zarządca wspólnoty, spółdzielnia i bank nie mają żadnego terminu ustawowego — zaświadczenie wspólnoty o niezaleganiu: brak terminu ustawowego, w praktyce 5–20 dni; zaświadczenie banku i promesa: brak (praktyka 7–14 dni). Wypisy z ewidencji gruntów też nie mają terminu w KPA, bo to udostępnienie danych z rejestru, nie zaświadczenie: brak w kpa; praktyka od ręki do 14 dni. Wypis z planu miejscowego gmina wydaje „bez zbędnej zwłoki” (7 dni (zaświadczenie); wypis i wyrys „bez zbędnej zwłoki”).

Kolumna „w praktyce” niżej to nasze szacunki z katalogu — orientacja do planowania, nie obietnica; część urzędów wydaje zaświadczenie od ręki, część przekracza termin.

Ważność dokumentów: dlaczego nie można zacząć za wcześnie

Gdyby chodziło tylko o terminy urzędów, najprościej byłoby zamówić wszystko trzy miesiące przed aktem. Problem w tym, że kilka dokumentów opisuje stan „na dziś” — kto jest zameldowany, czy są zaległości, jakie jest saldo kredytu — i notariusze przyjmują je tylko świeże. Przepis nie określa tu daty ważności; to praktyka kancelarii, zwykle do 30 dni od wystawienia. W katalogu oznaczamy to tak: zaświadczenie o braku zameldowanych — zwykle 30 dni, zaświadczenie wspólnoty o niezaleganiu — zwykle 30 dni, zaświadczenie spółdzielni — zwykle 30 dni, zaświadczenie banku i promesa — zwykle 30 dni.

Pozostałe dokumenty nie mają takiego limitu: zaświadczenie z urzędu skarbowego po spadku, zaświadczenia o planie miejscowym, rewitalizacji i lasach oraz wypisy z ewidencji — choć niektórzy notariusze wolą wypis z rejestru gruntów z ostatnich miesięcy. Świadectwo energetyczne jest ważne 10 lat, a podstawę nabycia i numer księgi wieczystej masz raz na zawsze.

Harmonogram wstecz od daty aktu

Znasz datę aktu — liczysz od niej wstecz. Plan zakłada mieszkanie lub dom bez komplikacji; przy spadku, wymeldowaniu czy braku księgi wieczystej dodaj zapas z następnej sekcji. Terminy ustawowe liczą się od doręczenia wniosku do urzędu, więc dzień wysyłki papierowego pisma to nie dzień startu.

1. 8–10 tygodni przed aktem: znajdź podstawę nabycia — akt zakupu, postanowienie spadkowe albo akt poświadczenia dziedziczenia; bez oryginału zamów odpis (0–14 dni). Sprawdź księgę wieczystą online: czy jesteś wpisany jako właściciel i czy nie ma wzmianek ani ostrzeżeń.
2. 6–8 tygodni przed: po spadku lub darowiźnie — wniosek o zaświadczenie z urzędu skarbowego; termin 7 dni (art. 306a § 5 Ordynacji podatkowej), w praktyce 5–7 dni, dłużej przy niezgłoszonym spadku. Nie traci ważności, więc im wcześniej, tym lepiej.
3. 6 tygodni przed: dom lub działka — wnioski o zaświadczenie o planie miejscowym i rewitalizacji (w praktyce 3–7 dni), zaświadczenie o lasach (7 dni) i wypis z rejestru gruntów (1–14 dni). Bez limitu ważności, więc mogą czekać.
4. 5–6 tygodni przed: zamów świadectwo energetyczne, jeśli go nie masz (1–2 dni robocze), i sprawdź w banku, jak zamawia się zaświadczenie o saldzie i promesę.
5. 4 tygodnie przed: prośba do zarządcy lub spółdzielni o zaświadczenie o niezaleganiu (5–20 dni; spółdzielnia 5–21 dni) — najmniej przewidywalna pozycja, dlatego idzie pierwsza z dokumentów 30-dniowych. Równolegle wniosek do banku o zaświadczenie o saldzie i promesę (7–14 dni).
6. 3 tygodnie przed: wniosek o zaświadczenie o braku zameldowanych — każdy współwłaściciel osobno; termin 7 dni (art. 217 § 3 KPA), w praktyce 3–7 dni. Jeśli notariusz chce zaświadczenia o niezaleganiu w podatku od nieruchomości, złóż je w tym samym tygodniu.
7. Tydzień przed: sprawdź daty wystawienia dokumentów 30-dniowych względem daty aktu, wyślij skany do kancelarii i poproś o potwierdzenie, że komplet wystarczy. Oryginały zabierasz na akt.

W kwalifikacji podajesz datę aktu, a my układamy ten plan dla Twojej listy: który wniosek wychodzi pierwszego dnia, a który może poczekać. Jeśli akt jest bliżej niż szacowany czas kompletowania, mówimy to przed płatnością, nie po.

Co najczęściej wydłuża kompletowanie

Standardowa lista zamyka się zwykle w 3–4 tygodniach. Poniższe sytuacje dodają tygodnie lub miesiące, bo wymagają osobnego postępowania, na które ani my, ani notariusz nie mamy wpływu. Rozpoznaj je, zanim umówisz termin aktu.

• Spadek niezgłoszony do urzędu skarbowego. Zwolnienie dla najbliższej rodziny wymaga zgłoszenia SD-Z2 w 6 miesięcy; bez zgłoszenia urząd najpierw prowadzi postępowanie podatkowe i dopiero po nim wydaje zaświadczenie — termin 7 dni wtedy nie obowiązuje. Szczegóły w artykule o zaświadczeniu z US po spadku.
• Osoba zameldowana, która nie chce się wymeldować. Wymeldowanie administracyjne to postępowanie z przesłuchaniem stron i często wizją lokalną — trwa tygodniami, bywa, że miesiącami. Piszemy o tym w osobnym artykule.
• Milczący zarządca. Brak terminu ustawowego, a część zarządców odmawia kontaktu z pełnomocnikiem — dlatego piszesz do nich sam, z naszego wzoru, i monitujesz po tygodniu, powołując się na art. 29 ust. 3 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali.
• Mieszkanie spółdzielcze bez księgi wieczystej. Sprzedać je można bez KW, ale bank kupującego zwykle wymaga jej założenia — postępowanie w sądzie wieczystoksięgowym trwa od tygodni do miesięcy zależnie od sądu. Podobnie wpis spadkobierców do księgi wciąż prowadzonej na spadkodawcę, gdy wymaga go bank kupującego.
• Budynek nieujawniony w ewidencji albo rozbudowany bez zgłoszenia. Przed wypisem z kartoteki budynków trzeba zaktualizować ewidencję z udziałem geodety — poza naszą usługą.

Jak liczyć termin od doręczenia wniosku

Termin 7 dni biegnie od dnia, w którym kompletny wniosek dotarł do urzędu, nie od dnia wysyłki. Przez e-Doręczenia albo e-formularz to zwykle ten sam lub następny dzień roboczy; przy liście poleconym dolicz czas doręczenia. Zgodnie z Kodeksem postępowania administracyjnego dnia doręczenia nie wlicza się do terminu, a gdy ostatni dzień wypada w sobotę lub dzień ustawowo wolny, termin kończy się następnego dnia roboczego.

Termin liczy się od wniosku kompletnego. Jeśli brakuje dowodu opłaty skarbowej, podpisu albo danych, urząd wzywa do uzupełnienia braków i wyznacza na to co najmniej 7 dni; czas na wydanie zaświadczenia biegnie wtedy dopiero od uzupełnienia. To najczęstszy powód, dla którego „7 dni” zamienia się w trzy tygodnie — dlatego sprawdzamy załączniki, zanim podpiszesz wniosek. Podobnie wniosek do niewłaściwego urzędu — np. o zaświadczenie po spadku do urzędu skarbowego według adresu mieszkania zamiast miejsca zamieszkania spadkodawcy — zostaje przekazany dalej, a termin liczy się od wpływu do właściwego organu.

Urząd milczy po terminie: ponaglenie i inne kroki

Gdy minął termin 7 dni, a zaświadczenia nie ma, pierwszym krokiem jest telefon do wydziału prowadzącego sprawę — często dokument czeka na podpis albo wyszedł pocztą. Jeśli to nie pomaga, Kodeks postępowania administracyjnego daje stronie prawo wniesienia ponaglenia na bezczynność lub przewlekłość. Ponaglenie składa się za pośrednictwem urzędu prowadzącego sprawę do organu wyższego stopnia — dla urzędu gminy to samorządowe kolegium odwoławcze; urząd przekazuje je w ciągu 7 dni wraz z wyjaśnieniem.

Jeśli urząd uważa, że zaświadczenia wydać nie może, powinien wydać postanowienie o odmowie, na które przysługuje zażalenie — milczenie nie jest dopuszczalną odpowiedzią. W praktyce ponaglenie rzadko bywa potrzebne; w sprawie prowadzonej przez nas, gdy termin ustawowy mija, dostajesz gotowy monit z datą doręczenia wniosku.