Umowa przedwstępna a dokumenty do aktu: co i kiedy

Po co umowa przedwstępna i co ma wspólnego z dokumentami

Umowa przedwstępna, uregulowana w Kodeksie cywilnym, to zobowiązanie stron do zawarcia w przyszłości oznaczonej umowy — tu umowy sprzedaży nieruchomości, zwanej przyrzeczoną. Podpisuje się ją, gdy sprzedaż jest pewna, ale kupujący czeka na kredyt, Ty kompletujesz zaświadczenia albo ktoś się wyprowadza. Określa cenę, termin aktu przyrzeczonego i zwykle zadatek.

Dla dokumentów przedwstępna robi dwie rzeczy: ustala datę aktu, od której liczy się wstecz cały harmonogram zaświadczeń, i zawiera Twoje zapewnienia o stanie nieruchomości, które przy akcie przyrzeczonym będziesz musiał poparć dokumentami. Warto więc wiedzieć, co obiecujesz, zanim podpiszesz.

Co notariusz chce zobaczyć już przy umowie przedwstępnej

Przy przedwstępnej w formie aktu notarialnego notariusz sprawdza przede wszystkim, czy masz prawo sprzedać: kto jest właścicielem i na jakiej podstawie. Nie wymaga jeszcze zaświadczeń „na dziś” — te mają sens dopiero przy akcie przyrzeczonym, bo do tego czasu straciłyby ważność. Zamiast nich wpisuje do przedwstępnej Twoje oświadczenia: że lokal nie jest obciążony, nikt nie jest zameldowany, nie ma zaległości.

• Podstawa nabycia — akt zakupu, postanowienie spadkowe albo akt poświadczenia dziedziczenia. Jeśli nie masz oryginału, zamów odpis od razu (6 zł/strona (sąd), notariusz wg taksy).
• Numer księgi wieczystej — notariusz czyta ją online; odpis (30 zł zwykły / 60 zł zupełny) jest potrzebny tylko, gdy ktoś go wyraźnie zażąda. Sprawdź sam działy II–IV, zanim pójdziesz do kancelarii.
• Dowody osobiste i stan cywilny obu stron; przy majątku wspólnym małżonków — oboje do umowy albo zgoda drugiego małżonka.
• Po spadku lub darowiźnie — informacja, czy podatek od spadków i darowizn jest rozliczony. Samo zaświadczenie z urzędu skarbowego jest wymagane dopiero przy akcie zbycia, ale nie traci ważności, więc wystąp o nie zaraz po przedwstępnej.
• Przy kredycie — przynajmniej orientacyjne saldo, żeby w umowie zapisać mechanizm spłaty z ceny; właściwe zaświadczenie banku i promesa zamówisz później.

Co musi być świeże przy akcie przyrzeczonym

Przy akcie przyrzeczonym notariusz chce zobaczyć pełny komplet, a dokumenty o stanie bieżącym — zameldowani, zaległości, saldo kredytu — przyjmuje tylko świeże. Przepisy nie określają tu terminu ważności; to praktyka kancelarii, w katalogu oznaczona jako zwykle 30 dni od wystawienia. Pozostałe zaświadczenia i wypisy nie mają takiego limitu i mogą być gotowe od dawna.

Świadectwo energetyczne jest ważne 10 lat; jeśli go nie masz, zamów je w dowolnym momencie między przedwstępną a aktem (1–2 dni robocze). Ostateczną listę dokumentów do aktu przyrzeczonego ustala notariusz, który go sporządza — poproś o nią na piśmie już przy przedwstępnej. Pełną tabelę terminów omawiamy w harmonogramie kompletowania dokumentów.

Odstęp 1–3 miesięcy: jak zgrać dokumenty z dwoma datami

Typowy odstęp między przedwstępną a aktem przyrzeczonym to od miesiąca do trzech — tyle zwykle trwa procedura kredytowa kupującego. To dość, by spokojnie zebrać dokumenty bez limitu ważności, i za długo, by dokumenty 30-dniowe zamówić od razu. Plan dzieli się więc na dwie fale.

1. Tydzień po przedwstępnej: wnioski o wszystko, co nie traci ważności. Po spadku — zaświadczenie z urzędu skarbowego; termin 7 dni (art. 306a § 5 Ordynacji podatkowej), w praktyce 5–7 dni, znacznie dłużej, gdy spadek nie był zgłoszony. Przy domu — zaświadczenie o planie miejscowym i rewitalizacji, o lasach, wypis z rejestru gruntów (1–14 dni).
2. W tym samym tygodniu: odpis podstawy nabycia, jeśli brakuje oryginału, i świadectwo energetyczne, jeśli go nie ma. Jeśli ktoś jest zameldowany — poproś o wymeldowanie teraz, nie za miesiąc; dobrowolne trwa chwilę, administracyjne tygodnie.
3. Około 4 tygodni przed aktem: prośba do zarządcy lub spółdzielni o zaświadczenie o niezaleganiu (brak terminu ustawowego, w praktyce 5–20 dni) i wniosek do banku o zaświadczenie o saldzie z promesą (7–14 dni).
4. Około 3 tygodni przed aktem: wniosek o zaświadczenie o braku zameldowanych od każdego współwłaściciela; termin 7 dni (art. 217 § 3 KPA), w praktyce 3–7 dni.
5. Tydzień przed aktem: skany kompletu do kancelarii z prośbą o potwierdzenie, że wystarczy; kontrola dat wystawienia względem daty aktu.

Gdy kupujący dostanie kredyt szybciej, dokumenty z pierwszej fali są gotowe, a drugą po prostu przyspieszasz. Gdy akt się opóźnia, druga fala może wymagać powtórki: zaświadczenie o zameldowaniu starsze niż miesiąc zwykle trzeba zamówić ponownie, z nową opłatą.

Zadatek a dokumenty: co wolno zapisać, a czego nie da się obiecać

Zadatek działa według Kodeksu cywilnego: jeśli umowa przyrzeczona nie zostanie zawarta z powodu jednej ze stron, druga może odstąpić od umowy i zachować zadatek, a jeśli sama go dała — żądać dwukrotności. Zaliczka takiej sankcji nie ma, podlega zwrotowi. W obu wypadkach kluczowe jest pytanie, kto odpowiada za niezawarcie umowy — a tu dokumenty mają znaczenie.

Jeśli akt nie doszedł do skutku, bo nie dostarczyłeś zaświadczenia, którego zdobycie zależało od Ciebie — nie złożyłeś wniosku, nie wymeldowałeś lokatora — ryzykujesz, że kupujący uzna to za Twoją winę. Jeśli urząd nie wydał dokumentu mimo prawidłowo złożonego wniosku, sytuacja jest sporna; rozstrzyga ją treść umowy i, w razie sporu, sąd. Nie udzielamy porad prawnych — możemy powiedzieć, co w praktyce ogranicza to ryzyko.

• Termin aktu przyrzeczonego z zapasem: szacowany czas kompletowania plus dwa tygodnie, nie „jak najszybciej”.
• Zapis o przedłużeniu terminu, gdy dokument urzędowy nie zostanie wydany mimo złożonego wniosku — strony mogą taki mechanizm przewidzieć w umowie.
• Dowody złożenia wniosków: potwierdzenie z e-Doręczeń, urzędowe poświadczenie przedłożenia, numer sprawy — dokumentują, że działałeś na czas.
• Lista dokumentów od notariusza już przy przedwstępnej, żeby nic nie pojawiło się w ostatnim tygodniu.

Gdy dokument nie przyjdzie na czas: aneks terminu, nie obietnica

Zdarza się, że termin aktu się zbliża, a zaświadczenia nie ma: urząd skarbowy prowadzi postępowanie po niezgłoszonym spadku, zarządca milczy trzeci tydzień, sąd nie rozpoznał wniosku o założenie księgi. Żadne pilnowanie terminów tego nie przeskoczy — dlatego nikt nie może Ci obiecać, że dokumenty będą na konkretny dzień; my też tego nie robimy.

Rozwiązaniem jest aneks do umowy przedwstępnej przesuwający termin aktu — w tej samej formie, w jakiej zawarto przedwstępną. Wymaga zgody obu stron, więc im wcześniej uprzedzisz kupującego i pokażesz, że wniosek został złożony w terminie, tym łatwiej ją uzyskać. Wobec urzędu masz ponaglenie z Kodeksu postępowania administracyjnego; wobec zarządcy i banku — monit i telefon. Przesunięcie aktu o miesiąc oznacza zwykle ponowne zamówienie dokumentów 30-dniowych.

Przedwstępna u notariusza czy zwykła pisemna

Umowę przedwstępną można zawrzeć w zwykłej formie pisemnej albo w formie aktu notarialnego. Różnica dotyczy skutków, gdy druga strona uchyla się od aktu przyrzeczonego. Zgodnie z Kodeksem cywilnym, jeśli przedwstępna spełnia wymagania co do formy umowy przyrzeczonej — a sprzedaż nieruchomości wymaga aktu notarialnego — strona uprawniona może dochodzić zawarcia umowy przyrzeczonej przed sądem. Przy zwykłej pisemnej pozostaje odszkodowanie w granicach tego, co strona straciła, licząc na zawarcie umowy, i rozliczenie zadatku.

Przedwstępna w formie aktu pozwala też wpisać roszczenie kupującego o przeniesienie własności do działu III księgi wieczystej, co utrudnia sprzedaż tej nieruchomości komuś innemu; oznacza jednak taksę za dodatkowy akt. Którą formę wybrać, zależy od zaufania stron, kredytu kupującego i wysokości zadatku — to decyzja do omówienia z notariuszem, nie z nami.

Niezależnie od formy, dla dokumentów liczy się data aktu przyrzeczonego i harmonogram policzony od niej wstecz. Jeśli podasz ją w kwalifikacji, ułożymy listę i wnioski tak, by dokumenty bez limitu ważności wyszły od razu, a te 30-dniowe — w swoim oknie. Co będzie kosztować, znajdziesz w tabeli opłat.